先决定按客户还是按职能分组
为多个客户独立处理邮件、聊天和文档时，按客户建立工作区更直观；如果主要在同一团队内跨项目工作，按职能分组可能更合适。不要同时建立太多层级。先用一两个实际工作区运行几天，再判断是否需要进一步拆分。
名称要能提示当前账号
在应用名称中保留客户或用途信息，避免多个同名邮箱难以区分。添加应用后，打开服务内的账号菜单确认登录身份。工作区名称只是整理方式，会话是否隔离取决于相应的配置；调整配置后应重新检查实际账号，不要仅凭图标判断。
让通知对应当前工作时间
为需要持续关注的应用保留必要通知，暂时不处理的工作内容可在工作区设置中调整通知或工作时间。进行会议、共享屏幕或集中写作时，使用合适的静音方式。恢复工作后检查是否仍处于静音状态，避免把没有通知误认为没有新消息。
交接说明记录结构，不记录密码
可整理一份应用清单，写明工作区名称、应用用途、账号负责人和常见入口。不要把密码或登录会话导出给他人；接手人应使用各服务批准的授权方式登录。客户项目结束后，按服务自身流程收回权限，再整理不再使用的应用实例。